نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی

نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی و مراحل کلی کار با سامانه

آموزش ویدیویی نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل در اکسل

اگر حسابدار هستید یا با امور مالی سروکار دارید، حتماً می‌دانید که دفتر روزنامه و دفتر کل از اساسی‌ترین ابزارها برای ثبت و نگهداری اطلاعات مالی هستند. در بسیاری از کسب‌وکارها، استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری ممکن است هزینه‌بر باشد، اما خوشبختانه با نرم‌افزار اکسل می‌توان یک دفتر روزنامه و کل کامل و استاندارد ایجاد کرد.

در این ویدیو به شما آموزش می‌دهیم که چگونه با استفاده از اکسل، یک ساختار اصولی برای دفتر روزنامه و دفتر کل طراحی کنید و ثبت‌های حسابداری خود را به‌صورت دقیق و منظم انجام دهید. این روش برای دانشجویان حسابداری، صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و حتی حسابداران حرفه‌ای بسیار کاربردی است.

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل در اکسل مطابق شکل زیر است که هر یک از گامهای آن در ادامه توضیح داده میشود.

دانلود فایل pdf آموزش دفاتر الکترونیک

ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل در اکسل

برای شروع فرآیند ثبت دفاتر روزنامه و کل، کاربران باید ابتدا وارد سامانه مربوطه شوند. مراحل ورود به سامانه به شرح زیر است:

1. ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس زیر مراجعه نمایید:
   👉 https://my.tax.gov.ir

2. در صفحه نخست سایت، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب کنید.

3. برای ورود، نیاز به نام کاربری و رمز عبور دارید. در صورتی که قبلاً ثبت‌نام نکرده‌اید، ابتدا فرآیند ثبت‌نام را انجام دهید تا نام کاربری و رمز برای شما صادر شود.

دانلود و تکمیل قالب اکسل دفاتر

پس از ورود به سامانه، برای ارسال دفاتر روزنامه و کل، باید قالب اکسل مخصوص را دریافت و مطابق با ساختار اعلام‌شده آن را تکمیل نمایید.

این قالب شامل اقلام اطلاعاتی زیر است:

• کد حساب کل

• عنوان حساب کل

• کد حساب معین

• عنوان حساب معین

• کد حساب تفصیلی

• عنوان حساب تفصیلی

• گردش بدهکار (به ریال)

• گردش بستانکار (به ریال)

• تاریخ گردش حساب

دقت داشته باشید که اطلاعات باید کاملاً دقیق، بدون خطا و بر اساس رویدادهای مالی واقعی سازمان وارد شود. هرگونه مغایرت می‌تواند منجر به رد دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی شود.

نکات مهم در نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی

• از وارد کردن اطلاعات تکراری یا غیرواقعی خودداری نمایید.

• قالب اکسل را مطابق استانداردهای ارائه‌شده توسط سازمان امور مالیاتی تکمیل کنید.

• حتماً قبل از ارسال نهایی، یک‌بار اطلاعات را بازبینی و صحت‌سنجی نمایید.

• دفاتر باید به‌موقع و در بازه زمانی مشخص‌شده ارسال شوند تا مشمول جرائم مالیاتی نگردید.

دستورالعمل و آموزش تصویری تکمیل قالب اکسل در سامانه دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی

در فرآیند اجرای صحیح نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی، پس از دانلود قالب اکسل از سامانه، کاربران موظف‌اند آن را دقیقاً طبق دستورالعمل سازمان امور مالیاتی تکمیل نمایند. رعایت دقیق ساختار، محتوا و فرمت اطلاعات در این فایل نقش مهمی در پذیرش دفاتر خواهد داشت.

مراحل مشاهده دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

پس از ورود به سامانه و کلیک بر روی گزینه «بارگذاری قالب»، صفحه‌ای با عنوان “دستورالعمل تکمیل فایل اکسل” نمایش داده می‌شود. در این صفحه، نکات فنی و ساختاری جهت ورود اطلاعات به شرح زیر ارائه شده است:

نکات کلیدی برای تکمیل قالب اکسل دفاتر الکترونیکی

• ✅ اطلاعات باید فقط در یک شیت (Sheet) از فایل اکسل وارد شود.
  استفاده از چند شیت مجاز نیست و باعث رد فایل خواهد شد.

• ✅ عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقاً مطابق با الگوی سامانه باشد.
  حذف یا جابجایی ستون‌ها مجاز نیست.

• ✅ ستون‌های “گردش بدهکار” و “گردش بستانکار” باید فقط شامل اعداد (مقادیر ریالی) باشند.
  وارد کردن متن یا نمادهای دیگر باعث ایجاد خطا در بارگذاری می‌شود.

• ✅ در هر ردیف فقط یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار باید دارای مقدار باشد.
  درج همزمان عدد در هر دو ستون در یک ردیف، مغایر با ساختار استاندارد سامانه است.

• ✅ چنانچه تعداد ردیف‌های اطلاعاتی بیشتر از ۱۰۰۰ رکورد باشد، فایل باید با فرمت CSV ذخیره شود.

• ✅ فرمت تاریخ گردش باید به شکل YYYY/MM/DD باشد.
  نمونه صحیح: ۱۴۰۳/۱۲/۲۰

• ✅ تاریخ گردش هر رکورد باید در بازه زمانی مجاز باشد؛ یعنی بعد از تاریخ شروع و پیش از تاریخ پایان دوره گردش حساب‌ها.

این دستورالعمل‌ها در سامانه با کادر قرمز مشخص شده‌اند تا کاربران بتوانند به راحتی موارد الزامی را بررسی کنند.

رعایت دقیق این نکات در تکمیل فایل اکسل، یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند اجرای صحیح نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی است. بی‌دقتی در هر یک از این موارد می‌تواند منجر به برگشت فایل، اختلال در ثبت دفاتر و حتی مشمول شدن جرائم مالیاتی گردد.

فرآیند بارگذاری فایل در سامانه دفاتر الکترونیکی

پس از تکمیل قالب اکسل مطابق با ساختار تعیین‌شده، گام بعدی در اجرای صحیح نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی، بارگذاری فایل در سامانه سازمان امور مالیاتی است. این مرحله نیازمند انجام برخی تنظیمات کلیدی است که باید با دقت انجام شوند.

انجام تنظیمات پیش از بارگذاری فایل

قبل از نهایی کردن بارگذاری، کاربر باید برخی پارامترهای مهم را در سامانه مشخص کند. این تنظیمات به شرح زیر هستند:

• ✅ نوع فایل: انتخاب بین دو گزینه

  • فایل اکسل (Excel)

  • فایل CSV (در صورتی که تعداد رکوردها بیش از ۱۰۰۰ باشد)

• ✅ فرمت جداکننده (Delimiter):
  این گزینه فقط در صورتی فعال می‌شود که نوع فایل CSV انتخاب شده باشد. انتخاب صحیح جداکننده اهمیت زیادی در تشخیص ستون‌ها توسط سامانه دارد.

• ✅ تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها:
  این تاریخ مشخص می‌کند که تا چه روزی اطلاعات گردش حساب‌ها در فایل اکسل ثبت شده است. لازم است این تاریخ با داده‌های ثبت‌شده در فایل مطابقت داشته باشد.

• ✅ کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده:
  این کد از لیستی که در سامانه نمایش داده می‌شود، قابل انتخاب است و باید با دفتری که قبلاً در سامانه ثبت و پلمپ شده، مطابقت داشته باشد.

📌 نکته:
همه این تنظیمات در صفحه بارگذاری فایل و در بخش مشخصی از سامانه قرار گرفته‌اند که طبق تصویر راهنما با کادر قرمز رنگ مشخص شده‌اند.

رعایت دقیق تنظیمات فوق، یکی از مراحل حیاتی در فرآیند ارسال صحیح دفاتر و اجرای اصولی نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی به شمار می‌رود. در صورت وارد کردن اطلاعات اشتباه یا ناقص، سیستم از پذیرش فایل جلوگیری کرده و ممکن است مشمول تأخیر یا اخطار شوید.

بارگذاری و پیش‌نمایش فایل در سامانه دفاتر الکترونیکی

در ادامه روند اجرای دقیق نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی، پس از انجام تنظیمات اولیه، نوبت به مرحله بارگذاری فایل می‌رسد. در این بخش، فایل تکمیل‌شده باید در سامانه بارگذاری شده و صحت ساختار آن توسط سیستم بررسی شود.

نکات مهم برای بارگذاری موفق فایل

برای جلوگیری از بروز خطا و رد شدن فایل، حتماً به موارد زیر توجه کنید:

• ✅ فقط فایل‌های با فرمت Excel یا CSV مورد قبول هستند.
  فایل‌هایی با فرمت دیگر (مانند PDF یا TXT) به‌هیچ‌وجه توسط سامانه پذیرفته نمی‌شوند.

• ✅ ترتیب و عنوان ستون‌ها باید دقیقاً مطابق قالب اکسل ارائه‌شده از سامانه باشد.
  تغییر در عنوان ستون‌ها، افزودن ستون اضافی یا جابجایی ترتیب آن‌ها باعث عدم پذیرش فایل خواهد شد.

• ✅ نوع فایلی که بارگذاری می‌کنید (Excel یا CSV) باید با گزینه‌ای که در مرحله تنظیمات انتخاب کرده‌اید همخوانی داشته باشد.
  در صورت مغایرت، سامانه از ادامه فرآیند جلوگیری کرده و پیغام خطا نمایش می‌دهد.

پیش نمایش فایل بارگذاری‌شده

پس از بارگذاری موفق، سامانه به‌صورت خودکار ۱۰ سطر ابتدایی فایل را به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش می‌دهد. این پیش‌نمایش به کاربر کمک می‌کند تا از صحت اولیه داده‌ها اطمینان حاصل کند و در صورت مشاهده خطا، قبل از ارسال نهایی نسبت به اصلاح فایل اقدام نماید.

📌 توجه:
در تصویر راهنمای سامانه، محدوده مربوط به بارگذاری فایل و پیش‌نمایش اطلاعات، با کادر قرمز رنگ مشخص شده است تا کاربران به راحتی بتوانند این بخش را پیدا کنند.

مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده در سامانه دفاتر الکترونیکی

در چارچوب اجرای صحیح و مرحله‌به‌مرحله نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل الکترونیکی، پس از بارگذاری فایل‌ها، سامانه امکان مشاهده سوابق و وضعیت بارگذاری‌ها را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این قابلیت تحت عنوان «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» در صفحه اصلی سامانه قرار دارد.

اطلاعات نمایش‌داده‌شده در جدول تاریخچه بارگذاری

در این جدول، جزئیات مربوط به هر فایل بارگذاری‌شده به‌صورت سطری نمایش داده می‌شود و شامل اطلاعات زیر است:

• ✅ کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده: این کد با دفاتر رسمی پلمپ‌شده در سامانه تطبیق داده می‌شود.

• ✅ تاریخ پایان سال مالی: مشخص‌کننده بازه مالی مربوط به دفتر بارگذاری‌شده است.

• ✅ بازه زمانی گردش حساب‌ها: بازه‌ای که اطلاعات حسابداری در فایل مربوطه به آن تعلق دارد.

• ✅ تاریخ بارگذاری فایل: تاریخ دقیق بارگذاری فایل توسط کاربر در سامانه ثبت می‌شود.

• ✅ وضعیت فایل بارگذاری‌شده: وضعیت هر فایل در یکی از حالت‌های زیر قرار می‌گیرد:

  • عدم بارگذاری

  • بارگذاری موفق

  • در حال پردازش

• ✅ آیکون هشدار (!): در صورت بروز خطا در بارگذاری فایل، این آیکون نمایش داده شده و کاربر می‌تواند با کلیک بر آن، جزئیات خطا را مشاهده کند.

• ✅ آیکون دانلود: این آیکون به کاربر اجازه می‌دهد نسخه بارگذاری‌شده فایل را مجدداً دانلود کرده و در صورت نیاز بررسی کند.