نحوه اصلاح و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی پس از ارسال لیست به بیمه قبل و بعد از تایید لیست چگونه است ؟
بیمه تأمین اجتماعی چیست؟ یک نظام حمایتی است که با دریافت حقبیمه از کارگران و کارفرمایان، خدمات بازنشستگی، ازکارافتادگی، درمان و مستمری به بیمهشدگان ارائه میدهد.
یکی از مهمترین وظایف کارفرمایان، ارسال صحیح و به موقع لیست بیمه تأمین اجتماعی کارکنان است. اما گاهی پس از ارسال لیست، متوجه بروز خطا در اطلاعات میشویم؛ مثلاً اشتباه در مبلغ دستمزد، روزهای کارکرد یا حتی شماره بیمه یکی از کارکنان، در چنین شرایطی باید لیست اصلاحی ارسال شود. در این مقاله از مالیات اَپ، روشهای مختلف اصلاح لیست بیمه را با توجه به وضعیت لیست در سامانه تأمین اجتماعی بررسی میکنیم.
مراحل مختلف وضعیت لیست بیمه تأمین اجتماعی
پیش از آنکه بخواهید لیست بیمه کارکنان خود را اصلاح کنید، باید دقیقاً بدانید لیست شما در چه مرحلهای از فرآیند ارسال و تأیید در سامانه تأمین اجتماعی قرار دارد.
زیرا هر مرحله، قوانین و محدودیتهای خاص خود را دارد و روش اصلاح در آن متفاوت است.گاهی فقط با چند کلیک میتوانید لیست را ویرایش کنید، اما در برخی مراحل نیاز به تأیید کارشناس شعبه دارید.به طور کلی، لیست بیمه تأمین اجتماعی از لحظه بارگذاری تا زمان پرداخت نهایی، در یکی از چهار وضعیت اصلی زیر قرار میگیرد:
جدول وضعیتهای مختلف لیست بیمه تأمین اجتماعی
| وضعیت لیست بیمه | 📝 توضیحات |
|---|---|
| ۱. لیست بارگذاری شده | در این مرحله، کارفرما فایل لیست بیمه را در سامانه تأمین اجتماعی بارگذاری کرده است، اما هنوز پردازش یا بررسی صحت اطلاعات انجام نشده. |
| ۲. لیست بارگذاری و پردازششده | در این مرحله سامانه تأمین اجتماعی اطلاعات بیمهشدگان، کد کارگاه، مبلغ حق بیمه و سایر جزئیات را بررسی کرده و گزارش خطا را نمایش میدهد. |
| ۳. لیست پردازش و تأییدشده | در این مرحله، کارفرما صحت اطلاعات را تأیید کرده است اما هنوز پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی انجام نشده. |
| ۴. لیست پردازش و پرداختشده | این آخرین مرحله است؛ یعنی مبلغ پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی پرداخت و لیست در سیستم نهایی شده است. |
۱. مرحله اول: لیست بارگذاری شده در سامانه تأمین اجتماعی tamin.ir
در اولین مرحله از فرآیند ارسال لیست بیمه تأمین اجتماعی، کارفرما یا حسابدار لیست آنلاین بیمه یا فایل مربوط به لیست حقوق و بیمه کارکنان را از نرمافزار حقوق و دستمزد یا فایل Excel آماده کرده و آن را در سامانه خدمات غیرحضوری تأمین اجتماعی بارگذاری میکند.
در این مرحله، لیست صرفاً در وضعیت «بارگذاری شده» قرار دارد؛ یعنی هنوز سامانه هیچ بررسی فنی، محاسباتی یا تطبیق اطلاعات انجام نداده است. به زبان ساده، فایل فقط آپلود شده ولی هنوز پردازش سیستمی روی آن صورت نگرفته است.
بنابراین، اگر در همین زمان متوجه اشتباه در اطلاعات شوید مثل اشتباه در نام بیمهشده، کد ملی، دستمزد روزانه، تعداد روزهای کارکرد یا مبلغ حق بیمه یا مهتر از از همه ترک کار کسی را فراموش کردید واردکنید به راحتی میتوانید این دو تا کار رو انجام بدید بدون هیچ گونه جریمه بیمه :
-
لیست را حذف کنید
-
نسخه اصلاح شده را مجدداً بارگذاری نمایید
در این مرحله، هیچ محدودیت زمانی یا سیستمی برای جایگزینی لیست وجود ندارد و نیازی به مراجعه حضوری به شعبه هم نیست.
مرحله دوم: لیست بارگذاری و پردازش شده در سامانه تأمین اجتماعی
بعد از اینکه کارفرما فایل لیست بیمه تأمین اجتماعی را بارگذاری کرد، سامانه به صورت خودکار وارد مرحلهی پردازش اطلاعات میشود. در این مرحله، سیستم کلیه دادههای مربوط به بیمهشدگان، از جمله:
-
کد ملی و شماره بیمه
-
کد کارگاه
-
حقوق و مزایا
-
روزهای کارکرد
-
مبلغ حق بیمه
را با پایگاه دادهی سازمان تطبیق و بررسی میکند. در صورت وجود هرگونه مغایرت، سامانه گزارش خطا (Error Report) را بهصورت دقیق نمایش می دهد تا کارفرما بتواند موارد اشتباه را شناسایی و اصلاح کند.کارهایی که میتوانید در مرحله «پردازششده» انجام دهید، اگر سامانه خطاهایی را در لیست بیمه نمایش داد، نگران نباشید! در همین مرحله امکان:
-
حذف لیست اشتباه،
-
و ارسال مجدد نسخه اصلاحشده
وجود دارد.
این یعنی تا زمانی که لیست به مرحله «تأییدشده» یا «پرداختشده» نرفته باشد، شما بهراحتی میتوانید تغییرات لازم را اعمال کنید.
نکات کاربردی برای جلوگیری از خطا
-
قبل از ارسال نهایی، از صحت اطلاعات هر فرد بیمهشده اطمینان حاصل کنید.
-
در صورت مشاهده مغایرت، میتوانید با ورود به بخش مشاهده سوابق بیمه تأمین اجتماعی با کد ملی در سایت تامین اجتماعی es.tamin وضعیت هر شخص را کنترل کنید.
-
دقت کنید اگر خطاهای سامانه را نادیده بگیرید و لیست را تأیید نهایی کنید، اصلاح آن فقط از طریق مراجعه به شعبه یا ارسال لیست الحاقی امکانپذیر خواهد بود.
مرحلهی «لیست بارگذاری و پردازششده» را میتوان یکی از مهمترین مراحل اصلاح لیست بیمه تأمین اجتماعی دانست، چون در همین مرحله کارفرما فرصت دارد تمام اشتباهات احتمالی را بدون نیاز به مراجعه حضوری رفع کند.
با مدیریت دقیق در این بخش، از بروز خطا در سوابق بیمه تامین اجتماعی و پرداختهای آینده جلوگیری میشود.
مرحله سوم: لیست پردازش و تأییدشده در سامانه بیمه تأمین اجتماعی
در مرحله سوم، یعنی زمانی که لیست بیمه تأمین اجتماعی در وضعیت پردازش و تأییدشده قرار دارد، به این معناست که کارفرما تمامی اطلاعات مربوط به بیمهشدگان را بررسی و صحت آنها را تأیید کرده است.اما هنوز پرداخت حق بیمه تأمین اجتماعی انجام نشده و وضعیت نهایی نشده است.
در این مرحله، اگر متوجه خطا، اشتباه در اطلاعات یا نیاز به اصلاح لیست بیمه شدید (مثلاً اضافه یا حذف کردن افراد بیمه شده)، باید از طریق کارشناس شعبه تأمین اجتماعی درخواست بازگردانی وضعیت لیست به حالت «پردازششده» را ثبت کنید. پس از بازگردانی، امکان ویرایش، حذف یا جایگزینی اطلاعات وجود خواهد داشت.
✅ یک ترفند مهم برای اصلاح آسان تر لیست بیمه
یک روش کاربردی، سریع و بدون هزینه برای اصلاح لیست بیمه تأمین اجتماعی بدون نیاز به مراجعه حضوری وجود دارد 👇
اگر لیست بیمه شما در وضعیت «پردازش و تأییدشده» قرار دارد اما هنوز پرداخت انجام نشده است، کافی است از پرداخت حق بیمه خودداری کنید و اجازه دهید یک روز از مهلت پرداخت بگذرد.
در این صورت، سامانه بهصورت خودکار لیست شما را به حالت «منقضیشده» تغییر میدهد. حالا میتوانید این لیست منقضیشده را مجدداً ویرایش، اصلاح و بارگذاری کنید بدون نیاز به هیچگونه مراجعه یا مکاتبه با شعبه تأمین اجتماعی.
این ترفند برای کارفرمایان، حسابداران و مدیران منابع انسانی بسیار مفید است؛ چون باعث صرفهجویی در زمان، کاهش خطا و جلوگیری از تأخیر در ارسال نهایی لیست بیمه میشود.
🔎 پس از اصلاح، میتوانید با مراجعه به بخش مشاهده سوابق بیمه تأمین اجتماعی با کد ملی وضعیت نهایی کارکنان و سوابق بیمهای خود را بهصورت آنلاین بررسی کنید. از eservices.tamin.ir تامین اجتماعی میتونید چک ککنید.
مرحله چهارم : لیست بیمه پردازش و پرداخت شده
این آخرین مرحله است؛ یعنی مبلغ حق بیمه پرداخت و لیست در سیستم نهایی شده است. در این حالت، اصلاح لیست فقط از طریق مراجعه حضوری به شعبه تأمین اجتماعی یا ارسال لیست الحاقی امکانپذیر است.
